Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đóng vai trò quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực trong đời sống xã hội, rất quan trọng đối với các ngành nói chung và ngành Tài nguyên và Môi trường nói riêng, đặc biệt đối với công tác văn phòng.
Nhằm hiện đại hóa công tác văn phòng, thời gian vừa qua các cấp các ngành đã tăng cường sử dụng phần mềm Hệ thống quản lý văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước. Sở TN và MT tỉnh Phú Thọ đã triển khai đưa vào sử dụng phần mềm Hệ thống quản lý văn bản điều hành (VNPT iOffice) theo trục liên thông quốc gia kết nối toàn bộ trên môi trường mạng với Bộ, các Sở, ban, ngành, cấp huyện, cấp xã, phần mềm do tập đoàn VNPT cung cấp. VNPT iOffice là hệ thống quản lý văn bản và điều hành công việc điện tử giúp các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp hiện thực hóa các mục tiêu xây dựng một văn phòng điện tử không giấy tờ. Phần mềm cơ bản đáp ứng tốt yêu cầu quản lý văn bản điều hành của các cấp lãnh đạo, 100% cán bộ, công chức, viên chức đều tham gia vào xử lý văn bản trên phần mềm hệ thống này.

Giao diện của hệ thống phần mềm
Phần mềm Hệ thống quản lý văn bản điều hành đã thay đổi phương thức làm việc xử lý văn bản giấy sang văn bản điện tử áp dụng với tất cả các cán bộ, công chức, viên chức tại Sở.
Sau một thời gian sử dụng phần mềm, hệ thống chạy tương đối ổn định đáp ứng tốt nhu cầu quản lý văn bản và điều hành của các cấp lãnh đạo, phần mềm cơ bản có nhiều tiện ích, tốc độ xử lý văn bản ổn định, nhanh. cải cách quy trionhf xử lý văn bản điện tử, dần dần thay thế luân chuyển bản giấy trong công tác nghiệp vụ quản lý văn bản đi, đến, tờ trình, lịch lãnh đạo, theo dõi chỉ đạo, quản lý hồ sơ.
Toàn bộ văn bản đi, đến được lưu trữ điện tử, tất cả các cán bộ có thể tìm kiếm dễ dàng, nhanh chóng tìm kiếm, tra cứu các văn bản cần thiết hỗ trợ quá trình xử lý công việc được giao. Việc chuyển văn bản cần xử lý và ý kiến chỉ đạo từ lãnh đạo Sở, lãnh đạo các phòng, đơn vị đến chuyên viên được thực hiện hoàn toàn trên phần mềm một cách nhanh chóng. Quy trình xử lý được thể hiện rõ lịch sử xử lý của văn bản từ lúc văn bản được chuyển đến văn thư đến khi văn bản được xử lý xong.
với tính năng liên thông văn bản điện tử, chương trình này đã giúp cho việc xử lý gửi/nhận văn bản giữa các Sở, ban, ngành, cấp huyện, cấp xã nhanh chóng, chính xác, kịp thời, an toàn, đồng thời tiết kiệm thời gian, tiết kiệm được các chi phí liên quan như: Chi phí in ấn, chi phí photocopy, cước phí bưu điện, bưu phẩm, góp phần thực hiện tiết kiệm ngân sách nhà nước.
 

Cán bộ văn thư xử lý văn bản điện tử trên hệ thống phần mềm
 

Bên cạnh những thuận lợi thì không tránh khỏi những khó khăn khi sử dụng chương trình, như sau:
- Giai đoạn đầu đã tác động làm thay đổi thói quen làm việc của toàn thể cán bộ, cán bộ, công chức, viên chức của Sở
- Còn nhiều văn bản phải xử lý song song giữa văn bản giấy , văn bản điện tử vì 100% các doanh nghiệp đóng trên địa bàn tỉnh không tham gia vào phần mềm hệ thống này.
- Đối với cán bộ quản lý đầu vào của chương trình như Văn phòng Sở, bộ phận văn thư khi ứng dụng chương trình phần mềm phát sinh các công đoạn nhập liệu, xử lý quét văn bản, do đó khối lượng công việc tại bộ phận văn thư tăng lên.
Tuy nhiên, để đánh giá hiệu quả tổng thể thì việc phát sinh thêm công việc của bộ phận quản lý đầu vào (văn thư) của phần mềm sẽ đem lại giá trị cho các phòng, đơn vị trong Sở. đồng thời việc quét văn bản giảm chi phí hành chính, việc triển khai chương trình giúp theo dõi toàn bộ quá trình xử lý văn bản, góp phần tạo thành cơ sở dữ liệu phục vụ tra cứu, khai thác lâu dài.
Với mục đích triển khai hệ thống theo thể thống nhất liên thông, trong thời gian tới Sở TN và MT sẽ tiếp tục ứng dụng tích hợp chữ ký số của Lãnh đạo trên phần mềm.

Tác giả bài viết:  Phạm Thị Thanh Miên - Chuyên viên Văn phòng Sở